FERMER
Auteur : Thierry V.

La PREPARATION de vos réunions qui est primordiale : même si vous considérez que l’important est le jour J, ne négligez ni l’avant, ni l’après de vos réunions. Le ratio temps pour une bonne réunion c’est 80% de préparation et 20% de temps effectif de réunion... ...voici 10 règles pour gagner du temps et rendre vos réunions plus efficaces.


La PREPARATION de vos réunions qui est primordiale : même si vous considérez que l’important est le jour J, ne négligez ni l’avant, ni l’après de vos réunions. Le ratio temps pour une bonne réunion c’est 80% de préparation et 20% de temps effectif de réunion...
...voici 10 règles pour gagner du temps et rendre vos réunions plus efficaces.

1 - S'interroger en amont:

Une réunion se doit de répondre aux question suivantes :

  • Quel est l'objectif ou le besoin ?
  • Quels sont les attendus ?
  • Qui sont les participants à inviter ?
  • Est-elle ponctuelle ou s'inscrit-elle dans une périodicité ?
  • Est-elle indispensable / urgente / importante ?

Communiquez, déléguez, donnez un cadre et rendez vos équipes autonomes, cela évitera bien des réunions de validation non nécessaires.

2 - La convocation:

Une réunion est caractérisée par une date, une heure, un lieu, un ordre du jour précis et par un à trois objectifs qui parlent à tout le monde. Ces caractéristiques seront respectées .
Il est important de préciser à chacun ce qu’il doit préparer pour cette réunion. Envoyez les documents et éventuelles questions dans un temps appréciables, pour que les participants puissent préparer de leur côté les réponses à apporter. Cela évitera une participation passive des conviés, et ouvrira plus facilement sur la prise de parole et l'échange.

3 - La réunion arrive:

En tant qu'organisateur ou animateur arrivez en avance pour vérifier la disponibilité de la salle, le fonctionnement du matériel et la présence suffisante de mobilier. Il n'y a rien de plus agaçant que de chercher une chaise ou d'être debout quand la réunion commence.
Une réunion est suffisamment un moment de stress plus ou moins fort selon les personnes pour anticiper au maximum les impondérables.
Créez vos propres règles sur la gestion des retards et imposer à vos collaborateurs le respect de l'heure.

4- Instituer des règles de Savoir Etre... un incontournable

Poser le cadre et les règles de la réunion garantit son bon déroulement.

5 - Définissez des rôles:

 En particulier pour les réunions régulières (point projet, réunion d’équipe…):

  • Gardien du temps : il est responsable du suivi du timing de la réunion.
  • Scribe : il est responsable de la prise des notes pendant la réunion et de leur synthèse.

6 - Focalisez et favorisez l'attention:

Le temps de la réunion est un temps de concentration et d'attention. Il est important de limiter les perturbateurs comme le suivi de ses mails, textos, quand ce ne sont pas les résultats sportifs, pour rester opérationnel et à l'écoute. Ceci vaut pour l'organisateur, l'animateur et les participants.

7 - Privilégiez des durées courtes:

Eviter les réunion de plus d’1h30. Il est même préférable de favoriser les réunions courtes mais plus régulières type les stand-up meetings quotidiens de 15min, ou les walking meeting quand vous avez à aborder des points avec un de vos collaborateurs.

8 - Le choix de supports adaptés pour la réunion :

Un PowerPoint si c’est une présentation mais d’autres préféreront un mémo ou un pitch oral présenté debout.
Des post-it / un paper board pour résoudre un problème / faire du brainstorming. Le management visuel est un outil performant notamment pour vos réunions d’équipe ou projet
Un support imprimé pour chacun permet de partager des documents complexes.

9 - A la fin de la réunion:

Prévoyez un temps pour réaliser un tour de table et  inviter chacun à s'exprimer dans un soucis d'amélioration constante.

10 - Le compte rendu:

Il doit être envoyé par le « Scribe » dans la foulée (maxi 24h) à l’ensemble des participants de la réunion ainsi qu’aux absents.

Adopter ces règles qui ont fait leurs preuves, vous permettra d’aborder vos réunions beaucoup plus sereinement, de les rendre plus efficaces et enthousiasmantes pour en dégager une plus forte valeur ajoutée.


Source·s :


Vous avez apprécié cet article :
76 mentions j'aime
Partagez cette publication

Rédacteur
Thierry VESTIER