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Auteur : Thierry V.

Une réunion peut être un moment de stress lors de son déroulement. Ce stress peut être lié à la prise de parole, au jugement ou encore à la volonté de répondre aux objectifs... Nous pouvons pourtant agir et minimiser cet état de stress en préparant cette réunion.


Il existe tout un ensemble de bonnes pratiques, conseils et techniques pour apporter de la valeur ajoutée à une réunion. Il existe en contrepartie une liste d'erreurs à éviter pour garantir cette valeur ajoutée.

Quelques soient les valeurs, motivation, esprit d'équipe, autonomie, créativité... que vous souhaitez voir émerger ou se renforcer pendant la réunion que vous préparez, voici une liste non exhaustive de ces erreurs:

Erreur N°1 – Arriver en réunion sans l'avoir préparée

Pour optimiser les chances d'avoir une assemblée au fait, et disponible à interagir durant la réunion, l'animateur prépare la documentation nécessaire et transmet aux personnes conviées et éviter l'effet découverte. Il aura à cœur de tenir compte de la quantité de documents et de prévoir un laps de temps suffisant pour que les participants aient l'opportunité de compulser ces documents avant la réunion.

Erreur N°2 – Choisir  un horaire inapproprié

Évitez de programmer votre réunion trop tôt le matin lorsque les participants sont encore endormis, ou trop tard dans la journée lorsqu’ils ne pensent qu’à rentrer chez eux. C'est un des premier facteur d'inattention.

Le lundi matin et le vendredi après-midi sont à bannir, car le niveau de concentration et la bonne humeur à ces moments de la semaine sont généralement au plus bas.

Erreur N°3 – Se réunir sans ordre du jour

Afin de satisfaire à vos objectifs, de maîtriser le déroulement de votre réunion et de laisser la possibilité aux participants de réunir connaissances ou documents nécessaires, il est important de fixer un order du jour.

L'ordre du jour accroit l'attention et l'implication en permettant aux participants de se projeter en amont sur les différents sujets qui seront traités. Il n'y a rien de pire que de se rendre à une réunion sans savoir de "quoi qu'ça cause".

Erreur N°4 – Convier trop de participants

Le choix des participants, ainsi que leur nombre est crutial pour le déroulement de votre réunion. Cela permettra à l'assemblée de se consacrée pleinement à ses objectifs et d'éviter tout débordement.

Erreur N°5 – Se réunir dans des conditions non favorisantes

Il est important de vérifier la disponibilité de la salle, sa propreté, ainsi que le bon fonctionnement du matériel et état du mobilier nécessaire.

Il est primordiale que les participants se sentent dans un confort approprié, si vous ne voulez pas qu'ils aient hâte de sortir.

Erreur N°6 – Se réunir sans fixer la durée de la réunion et des sujets qui y seront traités

Cela représente la principale porte ouverte à la désorganisation.

Erreur N°7 – Tolérer les commentaires ou comportements déplacés

Il vous appartient de créer un cadre dynamique et convivial en ayant recours à votre créativité en préservant également cette bonne dynamique.

Erreur N°8 – Vous égarer dans vos notes, vos supports ou votre discours

Multiplier notes et supports favorise la dispertion et la confusion pour vous comme pour votre auditoire.

Erreur N°9 – Négliger l'implication des participants

Une réunion n'est pas une conférence.

Erreur N°10 – Conclure votre réunion sans décision ni objectif

Une des erreurs classiques consiste à clôturer une réunion sur uniquement du don d'informations.

Erreur N°11 – Oublier la prise de notes et/ou omettre de transmettre le compte-rendu ou de vérifier son accessibilité

Beaucoup de comptes rendus restent non finalisés ou mis en forme. Ou pire, le compte rendu est parfois très bien réalisé mais reste stocké sur le PC de son rédacteur.


Maintenant que vous savez quelles erreurs éviter lors de votre prochaine réunion, découvrez comment organiser une réunion efficace.


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Rédacteur
Thierry VESTIER